Še nedaleč nazaj sem bil prepričan, da je načrtovanje v podjetjih in drugih organizacijah zakon. Pri tem mislim celoten spekter načrtovanja od strateškega, preko operativnega in vse do načrtovanj konkretnih nalog. To je filozofija, ki pravi, da je potrebno vse natančno analizirati, pred tem seveda pridobiti kar največ ustreznih informacij, iz tega prepoznati potrebe in potem kolikor se da natančno načrtovati.
Danes je moje mnenje drugačno. Načrtovanja seveda na mečem v koš. Se ga pa tudi ne držim kot pijan plota. Spomnim se svoje začetne načrtovalske vneme. Pridobil sem ogromno podatkov in informacij in iz tega prepoznal potrebe, ki sem jih intuitivno že poznal. V organizaciji, ki sem jo vodil, smo ogromno časa porabili za oblikovanje strateških ciljev in programov.
Spomnim se tudi, da sem imel pripravljen program za srečanje delovne skupine. Na samem srečanju se je pojavila nova okoliščina, a sam sem se držal programa do zadnje pike. Priložnost, ki jo je ta nova okoliščina prinesla, je splavala mimo.
In kaj je pravzaprav narobe z načrtovanjem:
- Svet je veliko bolj kompleksen in se veliko hitreje spreminja.
- Sprememb ne moremo natančno predvideti, lahko jih le napovemo določeno verjetnostjo.
Eisenhower je nekoč rekel: Načrti so brez pomena, načrtovanje je neprecenljivo. Sam sem prepričan, da je potrebno načrtovati. Potreben je proces, kjer pridemo blizu skupaj, prepoznamo situacijo in se prepoznamo kot ljudje, ki smo v tej situaciji. Poleg procesa so pomembni tudi rezultati – postavljeni cilji. Mora nam biti jasno, k čemu težimo. A pomembno je tudi, da ne vztrajamo trmasto pri postavljenih načrtih. Tako rekoč vsak dan moramo biti odprti za sprememb in odprti za to, da se odzovemo na porajajočo se prihodnost. V veliki meri lahko to rešimo z rednimi pogovori v timu ključnih ljudi in z odprtostjo za spremembe. V duhu odprtega prostora moramo biti sposobni reči: Karkoli se zgodi, je edina stvar, ki se je lahko zgodila. Naslednja stvar, ki se zgodi pa je naš odziv na to. Odziv mora biti seveda fleksibilen Tisto, kar se je zgodilo, lahko v veliki meri vpliva na naše načrte. Načrtovanje ne sme biti le strogo racionalen proces, ampk tudi in morda v veliki meri intuitiven.
Drucker priporoča, da podjetje vsakih 6 do 12 mesecev načrtno išče spremembe – okna priložnosti:
- nepričakovani uspehi ali neuspehi organizacije in njenih tekmecev,
- neskladja zlasti v proizvodnih in distribucijskih procesih ter vedenju potrošnikov,
procesne potrebe,
- spremembe v strukturi industrije in trga,
- demografske spremne,
- vsebinske spremembe in spremembe v miselnosti,
- novo znanje.
Jasno je,da nobeno načrtovanje ne more natančno predvideti vseh teh dejavnikov. Smiselno in potrebno pa je,da jih sproti prepoznavamo in se nanje odzivamo.
Ko razmišljam, kako zastaviti proces načrtovanja, se mi kot dobra kaže naslednja pot:
- Dolgoročno načrtuj. Pri načrtovanju uporablja tudi scenarije prihodnosti. Zavedaj se, da ti načrti niso zacementirani.
- Imej odprt prostor za učenje in v ta prostor vključuj vse ključne osebe.
- Uporabljaj načela odprtega prostora.
- Kdorkoli pride, je prava oseba.
- Ko se nekaj začne, je ravno pravi čas za začetek.
- Karkoli se zgodi, je edina stvar, ki se je lahko zgodila.
- Ko je konec, je konec.
- Uči se iz porajajoče se prihodnosti
- Opazuj, opazuj, opazuj. (idividualno ali v skupini – odvisno od narave izziva)
- Reflektiraj, meditiraj.
- Deluj v trenutku
- Prilagajaj cilje in dejavnosti spremenjenim razmeram, potrebam in porajajoči se prihodnosti.
Vse skupaj deluje precej spremenljivo in kaotično in takšno tudi dejansko je. A tudi svet je tak. Če presojamo po kriterijih negotovosti, je življenje videti nekoliko boljše. Če presojate po kriterijih gotovosti, je videti depresivno, pravita avtorja Funky Businessa. Načrtovanje in togo sledenje temu napravi življenje za nas praktično nemogoče. Natančno določeni načrti za nepredvidljive stvari so lahko katastrofa.
Bolj kot natančni plesni koreografiji je vse skupaj podobno plesu para v katerem je eden zelo izkušen in drugi ne. Tisti neizkušeni, kar naprej spreminja korake in slog, izkušeni pa temu sledi, ga neopazno vodi in usmerja in za zunanjega opazovalca se kaže slika usklajene plesne točke.
